Zašto ugovore najpažljivije čitamo tek kada nastanu problemi?
Većina kompanija pregovara o cijeni, rokovima i predmetu ugovora, a tek nakon potpisa otkriva da je preuzela niz dodatnih obaveza – od zaštite podataka i antikorupcijskih mjera do audita, dokumentovanja i poreske usklađenosti.
Pregovori su završeni. Dogovorena je cijena, rokovi i način saradnje. Druga ugovorna strana šalje ugovor i svi žele da se posao što prije zaključi. U takvim situacijama pažnja je uglavnom usmjerena na komercijalne uslove – šta treba isporučiti, u kojem roku i po kojoj cijeni.
Mnogo manje pažnje posveti se odredbama koje će možda postati najvažnije tek ako poslovni odnos ne bude tekao onako kako je planirano. Klauzule o raskidu ugovora, ograničenju odgovornosti (liability), naknadi štete, prijevremenom prestanku ugovora ili načinu rješavanja sporova često ostanu u drugom planu. Tek kada se pojavi problem, ugovor se ponovo otvara i počinje pažljivo čitati.
Međutim, iz našeg iskustva, danas postoji još jedan problem kojem se posvećuje vrlo malo pažnje.
Kompanije često smatraju da potpisivanjem ugovora preuzimaju obavezu da isporuče robu, izvrše radove ili pruže uslugu. U stvarnosti, savremeni poslovni ugovori vrlo često sadrže i niz dodatnih obaveza koje nemaju neposredne veze sa samim predmetom ugovora, ali ih je potrebno provesti unutar kompanije, dokumentovati i, kada to bude potrebno, dokazati poslovnom partneru ili nadležnim organima.
Nekad su te obaveze sadržane u glavnom tekstu ugovora, a često se nalaze i u dokumentima koji se potpisuju zajedno sa ugovorom ili na koje se ugovor poziva. Upravo zato ostanu neprimijećene sve dok poslovni partner ne zatraži dokaz da su provedene ili dok se ne pojavi neki drugi razlog zbog kojeg ih kompanija mora dokazivati.
Nekoliko primjera iz prakse
- To je samo još jedan dokument.
Jedan od najčešćih primjera je DPA (Data Processing Agreement), sporazum koji se zaključuje kada u okviru poslovnog odnosa dolazi do obrade ličnih podataka. Mnoge kompanije ga doživljavaju kao još jedan dokument koji prati glavni ugovor.
Međutim, upravo u njemu često budu sadržane vrlo konkretne obaveze. Na primjer, može biti propisano da zaposleni koji imaju pristup podacima moraju biti obavezani na čuvanje povjerljivosti, da kompanija mora provoditi obuke zaposlenih, primijeniti odgovarajuće tehničke i organizacione mjere zaštite podataka ili omogućiti poslovnom partneru provođenje audita. Ugovorom je najčešće propisano i da se sve navedene aktivnosti moraju dokumentovati, kako bi ih kompanija, ukoliko to partner zatraži, mogla dokazati.
- Naravno da ne dajemo mito.
Slična situacija je i sa tzv. integrity klauzulama. Kompanije ih često pročitaju površno i zaključe da je dovoljno što ne učestvuju u koruptivnim radnjama.
Međutim, sadržaj tih odredbi vrlo često ide mnogo dalje od same zabrane davanja mita. Nije neuobičajeno da ugovor zahtijeva usvojenu antikorupcijsku politiku, upoznavanje zaposlenih sa kodeksom ponašanja poslovnog partnera, provođenje obuka, uspostavljanje mehanizama za prijavljivanje nepravilnosti ili vođenje evidencije kojom će kompanija moći dokazati da se ove aktivnosti zaista provode.
Drugim riječima, nije dovoljno da kompanija postupa etično. U mnogim ugovornim odnosima danas se očekuje da to može i dokazati.
- Ugovor nije važan samo zbog klijenta.
Na ugovorne obaveze ne treba gledati isključivo kroz odnos sa poslovnim partnerom. One mogu biti važne i iz ugla poreske usklađenosti.
Na primjer, kada domaća kompanija pruža usluge stranom klijentu i primjenjuje pravila prema kojima se PDV ne obračunava u Bosni i Hercegovini, nije dovoljno samo izdati fakturu bez PDV-a i na fakturi staviti napomenu da PDV nije obračunat u skladu sa članom 15, stav 2, tačka 4. U slučaju poreske kontrole potrebno je biti u mogućnosti dokazati koja je usluga zaista pružena i da se radi upravo o usluzi za koju Zakon o PDV-u Bosne i Hercegovine propisuje da se mjesto oporezivanja određuje prema sjedištu primaoca usluge.
Zbog toga ugovor, specifikacija usluge, izvještaji o izvršenim aktivnostima, e-mail komunikacija ili druga dokumentacija mogu biti jednako važni kao i sama faktura.
Iz iskustva možemo reći da najveći problem najčešće nije u tome što kompanije ne žele provoditi dodatne ugovorne obaveze. Problem je što često nisu ni svjesne da su ih preuzele. Kada se takve obaveze prepoznaju tek nekoliko mjeseci nakon potpisa ugovora, prilikom audita poslovnog partnera, regulatorne ili poreske kontrole ili kada dođe do spora, njihovom ispunjavanju se pristupa stihijski, a to nosi rizik ugovornih kazni zbog neizvršavanja ugovornih obaveza, mogućih finansijskih penala, pa i kazne regulatora.
Jer, dobar ugovor ne štiti kompaniju sam po sebi. Štiti je tek onda kada neko unutar kompanije zna koje je obaveze preuzela, kako ih treba provesti i kako će jednog dana dokazati da su zaista ispunjene.
U sljedećem tekstu ćemo pisati kako mi vidimo upravljanje tzv. „sporednim“ ugovornim obavezama, odnosno, kako i vidimo ugovornu usklađenost (eng „contract compliance”).
