Kako mi vidimo ugovornu usklađenost – contract compliance?
Adekvatno upravljanje svim ugovornim obavezama štiti kompaniju kako od finansijske, tako i od reputacione štete i regulatornih kazni.
Iz našeg iskustva, upravljanje ugovornim obavezama može se posmatrati kroz tri faze.
- Prije potpisa ugovora
Prva faza nije samo pravna analiza ugovora. Njena svrha je da se prepoznaju obaveze koje će kompanija zaista morati provoditi nakon potpisa i da se pregovara o uklanjanju ili izmjeni klauzula koje su štetne po kompaniju.
To podrazumijeva identifikovanje odredbi koje nisu primjenjive prema domaćem zakonodavstvu, obaveza koje je objektivno nemoguće provesti ili klauzula koje nepotrebno izlažu kompaniju riziku. Često se dešava da međunarodni partner koristi standardni obrazac ugovora koji je pripremljen za poslovanje u nekoj drugoj državi. Takvi obrasci ponekad sadrže zahtjeve koji nisu usklađeni sa propisima Bosne i Hercegovine ili nisu primjenjivi na konkretnu djelatnost.
Primjera radi, dešava se da se od IT ili konsultantske kompanije traži provođenje provjera krivične prošlosti zaposlenih, iako takva obaveza nije moguća ili nije opravdana prema lokalnim propisima. Isto tako, u ovoj fazi treba prepoznati klauzule koje uspostavljaju neravnomjeran odnos prava i obaveza između ugovornih strana, poput odredbi o raskidu ugovora, naknadi štete ili ograničenju odgovornosti, te pokušati postići uravnoteženija rješenja kroz pregovore.
- Nakon potpisa ugovora
Potpisivanjem ugovora posao nije završen.
Naprotiv, tada je potrebno utvrditi koje su sve obaveze preuzete, ko je odgovoran za njihovu implementaciju i na koji način će se one provoditi u praksi. Neke obaveze odnose se na pravnu službu, neke na ljudske resurse, neke na IT, zaštitu podataka, finansije ili menadžment.
Ako ove aktivnosti ostanu samo zapisane u ugovoru, vrlo brzo će biti zaboravljene. Zato je važno da svaka dodatna ugovorna obaveza bude prepoznata, raspoređena odgovornim osobama i pretvorena u konkretne zadatke.
- Tokom i nakon izvršenja ugovora
Posljednja faza je ona koju kompanije najčešće zanemare. Obaveze nije dovoljno samo ispuniti. Potrebno ih je pratiti, dokumentovati i biti u mogućnosti dokazati da se zaista provode.
To može biti važno prilikom audita koji provodi poslovni partner, u slučaju regulatorne kontrole, poreskog nadzora ili eventualnog spora između ugovornih strana.
U praksi smo više puta vidjeli da upravo jedna naizgled mala compliance aktivnost napravi razliku između uspješno nastavljenog poslovnog odnosa i njegovog prekida.
O jednom takvom primjeru pisaćemo u jednom od narednih tekstova.
Dakle, ugovorni compliance nije još jedan administrativni teret koji usporava poslovanje. Upravo suprotno, njegov cilj je da kompanija već u fazi pregovaranja prepozna sve obaveze koje preuzima, procijeni da li ih može ispuniti i na vrijeme organizuje njihovu implementaciju.
Kada se još tokom pregovaranja identifikuju sve ugovorne obaveze koje izlaze iz okvira samog pružanja usluge ili isporuke robe i kada se o njima pravovremeno razgovara sa menadžmentom i zaposlenima koji će ih provoditi, njihova implementacija postaje sastavni dio realizacije ugovora, a ne naknadno nametnuta obaveza.
Upravo zbog toga ugovorni compliance ne treba posmatrati samo kao provjeru ugovora prije potpisa, nego kao proces upravljanja ugovornim obavezama tokom cijelog životnog ciklusa ugovora.
U narednom tekstu predstavićemo kako iz jednog potpisanog ugovora izdvojiti sve dodatne obaveze, rasporediti ih odgovornim osobama i uspostaviti jednostavan sistem kojim će se pratiti njihova implementacija.
